補習班與課程的報名系統要注意什麼

課程報名系統最該注意的，是名額、付款、退費這三件事要串在同一個流程裡完成。報名的當下就要扣掉名額，沒付款的名額要有保留期限，退費規則要在付款前就讓學員看到。一般情況下這三件事做對就夠用；你是立案補習班、開整期課程、學員是未成年人，需求會再往上加，下面逐題說明。

以下每一題可以獨立讀，先挑跟你的課程型態有關的題目看。

課程報名系統最少要有哪些功能？

一套能用的課程報名系統，最少要做到即時扣名額、線上付款、自動寄出報名確認與上課提醒這三件事。

用 Google 表單收報名，再人工對帳、人工回信，報名數少的時候撐得住，學員一多，最容易出錯的是名額：表單不會自己關，滿額之後還有人填，只好一個一個打電話道歉。

判斷要不要換系統，看三個訊號：

• 每期都有人在滿額之後才報名成功
• 對帳要花超過半天，或常有人付了錢卻查不到是誰
• 學員常常忘記上課時間，要靠人一個一個傳訊息

出現兩個以上，就是該換的時候。預約和報名的核心功能其實相通，美髮沙龍預約系統怎麼選列的五項必備功能裡，即時佔位與自動提醒這兩項，拿來檢查報名系統一樣適用。

學員是孩子、付錢的是家長，資料要怎麼分？

學員是未成年人的課程，報名資料要把「學員」和「聯絡人與付款人」分成兩組欄位，不能混在同一格。

補習班、才藝班、營隊容易犯的錯，是只留一組姓名與電話。結果上課點名用的是孩子的名字，收據開的是家長的名字，提醒訊息寄給誰也說不清楚。一位家長幫兩個孩子報名時，問題更明顯：系統會把它當成兩位不同的客戶，還是一位客戶的兩筆報名？

分欄的做法：

• 學員：姓名、年級或年齡、上課需要知道的事（例如過敏、需要家長接送）
• 聯絡人：姓名、手機、LINE，提醒訊息寄這裡
• 付款人：收據或發票抬頭，通常跟聯絡人同一人

蒐集這些資料時，個人資料保護法第 8 條要求要告知蒐集目的與使用範圍。最簡單的做法是在送出按鈕旁放一段三行的說明，寫清楚資料只用於上課聯絡與開立收據。

名額有限的課，怎麼避免超賣？

避免超賣的關鍵，是報名送出的那一刻就扣名額，而且替未付款的名額設保留期限，時間到自動釋出。

只在付款完成後才扣名額，熱門課會出現十個人同時報名、全部付款成功、但只有八個位子的情況。反過來，報名就扣名額卻不設期限，會有人佔著位子一直不付款。

保留期限依付款方式調整：

付款方式	建議保留期限	理由
信用卡	不需保留，當下完成	送出即付款
ATM 虛擬帳號	24 到 48 小時	學員要找時間轉帳
超商代碼	24 到 72 小時	要親自去超商繳

保留期限一到，名額自動回到可報名狀態，並通知候補名單上的第一位。候補名單本身就是減少空位最省成本的方法，邏輯跟減少放鳥的 6 個做法裡「時段才有機會再賣一次」那一節相同。

線上收費要接哪幾種付款方式？

信用卡加 ATM 虛擬帳號是基本組合，學員以學生或長輩為主的話，再加超商代碼。

付款方式的選擇看學員是誰。上班族學員多半用信用卡；學生沒有信用卡，常用超商代碼；家長幫孩子繳整期學費，金額較高，偏好 ATM 轉帳。每多接一種，就多一份對帳與手續費，所以不是越多越好。

整期課程金額超過萬元時，可以考慮讓信用卡分期，或拆成訂金加尾款兩段付。拆兩段的話，系統要能在開課前自動提醒尾款，不然等於把催繳工作又丟回給人。

各家金流服務的手續費率與撥款天數不同，簽約前請以金流商的公告為準，並把手續費算進課程的定價裡。不同方案的費用結構可以參考預約系統要花多少錢，報名系統的費用組成大同小異。

退費規則可以自己訂嗎？

一般課程與工作坊可以自己訂退費規則，但立案的短期補習班受縣市法規約束，自訂的規則不能比法規對學員更不利。

各縣市都訂有短期補習班的管理規則，退費比例寫在條文裡。常見的規定是：開課日前申請退費，退還已繳費用的九成；開課後未逾全期三分之一申請，退還半數；超過全期三分之一，可以不退。實際比例與計算方式以你所在縣市的現行條文為準，立案時教育局給的資料裡通常就有。

不是補習班的課程，也有一條要知道。線上報名、線上付款的課程可能屬於消費者保護法所稱的通訊交易，第 19 條給消費者 7 天的解除權；哪些情況可以排除，列在「通訊交易解除權合理例外情事適用準則」。自己的課程算不算例外，條件比較細，訂規則前值得花一點時間確認。

退費規則寫好之後，要放在三個地方：報名頁的付款按鈕旁、報名確認信、開課前的提醒訊息。取消期限與收費上限的訂法，客人臨時取消怎麼辦有更完整的拆解，裡面的「實際損失」算法也適用於課程。

學員請假、要補課，系統要處理到哪裡？

整期課程的系統至少要能記錄每堂的出缺席，並讓學員在期限內自己申請補課或調班，不必每次都打電話。

請假補課是整期課程最耗人力的地方。一期 12 堂、30 位學員，就有 360 筆出缺席紀錄，每一筆請假都可能衍生一次補課安排。靠紙本或試算表管理，期末算「誰還欠幾堂」時一定對不起來。

系統要處理的範圍，依你的補課規則決定：

• 不提供補課：只要出缺席紀錄
• 可補課、但要人工安排：加上請假申請與待補清單
• 可自由調到其他班：加上跨班名額查詢，避免調過去的班反而超額

規則越寬鬆，系統要做的事越多。訂規則時先想清楚你願意花多少人工在這件事上。

單堂工作坊和整期課程，需要的系統一樣嗎？

不一樣。單堂工作坊的重點是報名與提醒，整期課程的重點是出缺席、請假補課與分期付款。

單堂工作坊一次性完成，報名、付款、上課前一天提醒，三件事做好就結束。它對系統的要求不高，很多預約平台與活動報名平台就做得到。整期課程則是一段長期關係，學員資料會用上好幾個月，還可能續報下一期。

兩種都有的話，優先挑能處理整期課程的系統，單堂課用它也做得到；反過來，用活動報名平台硬撐整期課程，請假補課那段只能回到人工。自己架還是用現成平台，預約系統自己架還是用平台把兩邊的成本與限制比過一次。

一期只開一兩班，也需要報名系統嗎？

一期只開一兩班、學員多半是熟人介紹的話，一張線上表單加人工確認就夠用，還不需要專門的系統。

這種規模下，系統每月的固定費用，可能比你省下的人工還高。要做的反而是把表單本身做好：學員與家長分欄、退費規則寫在表單第一頁、送出後自動寄一封確認信。

等到開始出現滿額後還有人報名、或對帳要花超過半天，再換系統也不遲。換的時候，把舊表單收到的學員資料整理成同一份格式，新系統匯入時會省很多事。

規劃課程網站時，先看報名流程卡在哪一段，再決定要接哪一種系統；Astrapath 的服務內容寫在解決方案頁。你的報名流程想先找人一起看，可以在 LINE 搜尋 @060mzbbf，傳一張目前報名頁的截圖給我們。